Wir sprechen heute mit Sonja Hanau, Gründerin der Meetingschmiede. Ihr Credo: Meetings können Spaß machen. Und gerade deshalb außerordentliche Ergebnisse produzieren.
red. Wie kommen Sie darauf, dass gestandene Unternehmer keine erfolgreichen Meetings abhalten können?
Hanau. (lacht) Habe ich das so gesagt? Aber es stimmt, da ich prinzipiell davon überzeugt bin, dass man in allen Disziplinen immer besser werden kann, gilt das auch für Meetings von gestandenen Unternehmern. Zumindest kenne ich wenige Menschen, die regelmäßig ihre Meetings verlassen mit den Worten „Ach, das war wieder ein richtig gutes Meeting“. Hingegen kenne ich viele, die gerne weniger Meetings hätten, sich lebendigere Meetings wünschen oder einfach, dass bessere Ergebnisse herauskommen.
red. Wie sind sie zu dem Thema und der Idee, daraus ein Geschäftsmodell zu entwickeln, gekommen?
Hanau. Ich hatte als Projektleiterin und Führungskraft im Konzern selbst unzählige Meetings, mit denen ich nicht zufrieden war. Irgendwann war der Punkt erreicht, an dem ich gedacht habe – das muss doch auch anders gehen. Ich habe meine Führungsposition an den Nagel gehängt und mich darauf konzentriert, einfache Mittel und Wege zu finden, Meetings im Alltag besser zu machen. Meetings gehören für viele schon immer zum Berufsalltag, ein bisschen wie Zähneputzen – entsprechend groß war die Begeisterung. Zu Beginn bin ich dabei auf viel Unverständnis gestoßen. Ich habe schnell gemerkt, dass den Meisten nicht bewusst ist, dass Meetings bewusst gestaltet werden können. Und selbst wenn, oftmals die Ideen fehlen, was anders gemacht werden könnte. Genau da setze ich an.
red. Seit dem Jahr 2020 ändert sich die Meeting-Kultur signifikant. Das hat doch Ihr Geschäftsmodell sicher rasant verändert?
Hanau. In jedem Fall. Während vorher in Deutschland oft Präsenzmeetings der Standard waren und remote oder hybride Meetings eher stiefmütterlich behandelt wurden, waren nun alle gezwungen, in der Online-Welt Meetings zu veranstalten. Und auf einmal war die Frage Nummer 1 „Wir wissen nicht, wie man gute Online-Meetings macht – kannst du uns dabei helfen?“. Das spannende ist, ein Großteil der Erfolgsfaktoren sind identisch, nur dass es im Präsenzmodus nicht so stark auffällt, wenn sie nicht da sind. Neben dem generell gestiegenen Bedarf, der ganzheitlicheren Ausrichtung auf alle Meetingtypen, schätze ich darüber hinaus die neue Flexibilität, morgens ein Training „in Hamburg“ und am Nachmittag „in München“ geben zu können, vorher unvorstellbar.
red. Wir sind im Handelsblatt auf Ihre „sechs Tipps für gelungene hybride Meetings“ gestoßen. Können Sie die Essenz des Artikels in wenigen Worten für uns komprimieren?
Hanau. Meetings gut leiten zu können ist ein Skill, den es sich lohnt, auszubilden. Hybride Meetings sind die anspruchsvollste Form von Meetings, weil sowohl der Vor-Ort-Raum gemanagt werden muss, gleichzeitig noch die Onlineteilnehmer und dann auch noch beide Welten verbunden werden müssen. Von daher sollte die Entscheidung für ein hybrides Meeting eine sehr bewusste sein – und wenn sie getroffen wird, dann nur, wenn ich bereit bin, das Meeting auch entsprechend zu designen. So, dass es die Stärken des hybriden ausnutzt. Ganz konkret: wenn ich die räumliche Nähe einiger nutzen möchte, dann darf ich keine 90 minütige Frontalbeschallung machen. Plane ich ein Meeting, in dem gleichberechtigte Interaktion und Austausch im Fokus stehen, lohnt sich der Zusatzaufwand für ein hybrides Meeting in jedem Fall. Sonst ist ein Online-Meeting im Zweifel die bessere Wahl. Und es braucht Zeit und Geduld, gute hybride Meetings zu veranstalten – und es lohnt sich, beides aufzubringen.
red. Was geht bei Online- gegenüber realen Meetings – verloren?
Hanau. Meistens fehlt das Gefühl, wie das Gesagte ankommt, wie die Stimmung im Raum ist. Online muss alles viel expliziter sein. Wenn ich nur leicht den Mund verziehe, bekommt das im Zweifel keiner mit. Wenn ich das aber will, muss ich mich äußern, stärkere Emotionen zeigen oder einen Emoji schicken. Das ist dann aber eine bewusste Entscheidung – und passiert viel seltener. Darüber hinaus fehlt das Gemeinsame: das Ankommen, die Zwischengespräche bis es los geht und das nach-dem-Termin-auf-dem-Flur-noch-weitersprechen. Das sind die weichen Faktoren – die mit ein bisschen Wille bis zu einem gewissen Maß allerdings auch online kompensiert werden können, in dem z.B. zu Beginn die Gruppe in Kleingruppen geteilt wird, in sogenannte Break-Outs. Dazu braucht es Bewusstsein, Ideen und Mut, etwas anders zu machen. Gerade weil online einiges verloren geht, bieten hybride Meetings in manchen Fällen eine gute Alternative. Genau bei der Frage kommen hybride Meetings in Spiel – ich will das, was vor Ort möglich ist, auch möglich machen. Dafür nehme ich mehr organisatorischen Aufwand in Kauf, habe aber für einige die Möglichkeit geschaffen, Nähe zu spüren. Gleichzeitig gibt es auch Themen, für die Online-Meetings die Beste Wahl sind. Ein Brainstorming mit vielen Teilnehmenden wäre vor Ort niemals so effizient möglich wie online.
red. Sehen Sie sich als Coachin des Veranstalters, als professionelle Moderatorin oder als Stifterin der Blaupause zum starken Meeting?
Hanau. Für mich ist die Mischung das Spannende und es hängt vom Kontext ab – jede Rolle bringt unterschiedliche Einblicke und Herausforderungen mit sich.
Mein Schwerpunkt liegt auf dem initialen Impuls, dem Bewusst-machen und der anschließenden Befähigung der Teams bzw. Teilnehmenden. Am liebsten arbeite ich mit Teams über mehrere Wochen in kleinen Einheiten zusammen um Schritt für Schritt neues auszuprobieren und genügend Zeit zum Ausprobieren in der Praxis zu haben. Und dabei zu sein, wenn die manchmal schmerzhafte
Erkenntnis eintritt – Skill fällt nicht vom Himmel, sondern muss kontinuierlich erarbeitet werden. Wenn wichtige Meetings anstehen, coache ich auch Führungskräfte und wir erstellen gemeinsam das Meeting Design. An Moderationen mag ich, Menschen und Themen Bühnen zu bauen und zu sehen, was darin Schönes entstehen kann.
red. Was sind aus Ihrer Sicht die klassischen Fehler bei Business-Veranstaltungen?
Hanau. Viele Meeting Teilnehmer und vor allem Organisatoren sind vielbeschäftigt – und brauchen schnell ein Meeting, um bestimmte Dinge zu erfahren oder zu klären. Dadurch, dass aber selten ein bewusstes Meeting-Design stattfindet, sind die meisten Meetings nicht halb so gut wie sie sein könnten. Statt 60 Minuten mit 10 Leuten in einem Meeting zu verbringen wäre es für alle besser, wenn der Organisator das Meeting 30 Minuten gut vorbereiten würde und es anschließend deswegen nur 30 Minuten dauert. Auch können viele Dinge viel besser asynchron erledigt werden, aus Bequemlichkeit werden sie aber doch in Meetings verlagert. (Anm. d. Verfassers: Frau Hanau verwies hierzu im Nachgang auf einen Artikel Ihres Blogs mit dem Titel „Hybrides Arbeiten – 5 Schlüssel zum Erfolg „)
red. Welche Ziele sollten Meetings verfolgen, gibt es da eine branchenübergreifende Aussage?
Hanau. Meetings sollten überhaupt ein Ziel verfolgen. Es klingt banal, aber in meiner Erfahrung haben über 80% der Meetings kein oder kein gutes Ziel. Gut in dem Sinne, dass sie klar und ein Meeting auch darauf hingesteuert werden kann. „Sich mal wieder zu dem Thema austauschen“ oder „auf den aktuellen Stand bringen“ klingt auf den ersten Blick sinnvoll, führt aber zwangsläufig dazu, dass man sich in Details verliert oder nicht an den wirklich wichtigen Punkten vorbeikommt. Eine Antwort auf die Frage „Was soll nach diesem Meeting anders sein?“ ist ein guter Ausgangspunkt, um ein gutes Ziel zu finden.
red. Wirken Sie bei der Auswahl der Meeting-Teilnehmer beratend oder gar gestaltend mit?
Hanau. Die Auswahl der Teilnehmenden ist einer von vielen Bestandteilen eines guten Meeting-Designs. Im Coaching liegt mein Schwerpunkt eher darauf, dabei zu unterstützen, eine passende Meeting-Struktur und Methodik zu finden, um das Meetingziel zu erreichen. Wer teilnehmen sollte, können die Führungskräfte/Organisatorinnen am Besten entscheiden – ich frage höchstens nochmal nach, in welcher Rolle der oder diejenige eingeladen ist.
red. Kennen Sie weltweit einschlägig bekannte Top-Experten Ihrer Nische? Von wem außer Ihnen kann man noch lernen?
Hanau. Ich höre viele Podcasts rund um das Thema Facilitation. Hier kann ich die Podcasts von Dr.Myriam Hadness „workshops.work“ und Leanne Hughes „First time Facilitor“ empfehlen.
red. Die Kernfrage zu Ihrem Business … warum sollten Unternehmer Sie buchen?
Hanau. Zusammenarbeit, insbesondere in Meetings hat sich oft über Jahre etabliert und gefestigt. Viele haben irgendwann das Gefühl „Irgendwie sind unsere Meetings nicht so toll“, aber es fehlt die Idee, was sie anders machen können. Und genau da komme ich ins Spiel – in dem Umfang der gewünscht ist. Manchmal sind es Impulsvorträge, manchmal einer mehrmonatige Reihe. Im Moment nehme ich einen verstärkten Bedarf wahr, wie z.B. die ganzen Funktionen, die Microsoft Teams mitbringt auch wirklich so genutzt werden können, dass am Ende besser zusammengearbeitet wird.
red. Welches sind Ihre idealen Kundinnen oder Kunden?
Hanau. Menschen und Teams, die Lust haben, selbst etwas auszuprobieren. Die bereit sind, sich auf Neues einzulassen und herausfinden wollen, was ihnen hilft. Teams, die einerseits sagen „wir wollen bessere Meetings“ aber andererseits jeder Idee skeptisch gegenüber stehen, keinen Sinn darin sehen und keine Bereitschaft haben, auch mal was auszuprobieren, sind im Besten Falle anstrengend. Mir geht es darum, nachhaltige Veränderungen in der Zusammenarbeit zu bewirken, und das geht mit motivierten Menschen deutlich besser.
red. Drei persönliche Fragen noch, Nummer eins: Was für ein Sternzeichen haben Sie und hat das für Sie eine Bedeutung?
Hanau. Ich bin Widder – und außer, dass ich das in meiner Schulzeit immer in die Freunde-Bücher geschrieben habe, spielt es keine Rolle in meinem Leben.
red. Zwei: Wenn Sie drei Worte hätten sich zu beschreiben, welche wären das?
Hanau. #einfachmalmachen #vollerenergie #neueideen
red. Eine letzte Frage: wo sehen Sie sich und Ihr Business in 10 Jahren?
Hanau. Mein Ziel war und ist es, immer wieder neue, kleine, einfache Wege zu finden, die Menschen dabei helfen, besser zusammenzuarbeiten. Inhaltlich wird der Schwerpunkt zukünftig etwas breiter auf dem Thema hybride Zusammenarbeit liegen, im Kern aber bei Meetings bleiben. Im nächsten Jahr werde ich die „on-demand“ Inhalte wie Videos weiter ausbauen, um die Nachhaltigkeit der live-Maßnahmen noch weiter zu steigern. Im April wird mein erstes Buch erscheinen, dass ich zusammen mit Gesine Engelage-Meyer von teamElephant schreibe – ein Buch, das Teams dabei hilft, hybrid gut zusammen zu arbeiten. Ich habe bis zum Sommer regelmäßig einen Newsletter geschrieben mit kleinen, konkreten Ideen – das ist etwas in den Hintergrund getreten, wird sich aber 2022 wieder ändern. Es wird nicht langweilig und ich bin gespannt, was die nächsten Jahre bringen. Auf jeden Fall weniger und dafür einfach gute Meetings.
